To już drugie wydanie naszego newslettera. Dziś aktualności, pulpity oraz matryce. Zapraszam do lektury.

Aktualności:


Na wstępie chciałbym się pochwalić tym, że do naszej oferty dołączyliśmy oprogramowanie antywirusowe ESET. W ofercie są pakiety firmowe oraz indywidualne.


W ostatnich dniach Ministerstwo Finansów zmieniło format pliku, w którym zapisywana jest eDeklaracja VAT-7, w związku z tym zaistniała pilna potrzeba wprowadzenia zmian w enova. Niemal natychmiast, 11 września opublikowana została wersja 10.9.2 wnosząca praktycznie tylko tą jedną zmianę.


W enova powstały w ostatnim czasie nowe funkcje:
Moduł DMS (Document Management System) pozwala na ewidencjonowanie i przechowywanie wszelkich dokumentów i korespondencji w formie elektronicznej. Z jego pomocą można prowadzić biuro podawcze lub całą kancelarię. Ponadto pozwala na rozpoznawanie treści zeskanowanych dokumentów (OCR) i dzięki temu wyszukiwanie dokumentów po zawartości. Przy bardziej zaawansowanych konfiguracjach, pozwala na wprowadzanie w ten sposób (przez skanowanie) dokumentów zakupowych. Można wtedy zautomatyzować wybór kontrahenta (po NIP), kwotę itp.

W przypadku zainteresowania nowościami proszę o kontakt. Jeśli znacie Państwo kogoś kto posiada stare, kiepsko lub wcale nie rozwijane oprogramowanie lub z innych powodów mógłby być zainteresowany programem enova, zachęcamy do polecenia nas.

Pulpity.

Od co najmniej roku enova posiada moduł umożliwiający jej obsługę poprzez przeglądarkę internetową lub na tabletach i telefonach. Mówimy wtedy, że jest w chmurze. Może być to chmura publiczna (serwery w Internecie) lub prywatna, czyli Państwa prywatne serwery. Możliwości te pozwoliły na uruchomienie dodatkowych sposobów na używanie enova w postaci pulpitów:

Pulpit pracownika: Pracownik może zalogować się na swój pulpit, zobaczyć własne dane kadrowe i płacowe, limity urlopowe, ich wykorzystanie, składać wnioski itp.
Pulpit kierownika: Rozszerza pulpit pracownika o zadania kierownicze np. akceptacja urlopów.
Pulpit klienta biura rachunkowego: Pozwala klientom biura na sprawdzenie podstawowych wskaźników, ilości dokumentów, kwot podatków do zapłaty itp.
Pulpit kontrahenta: Pozwala na składanie zamówień, kontrolę rozrachunków, sprawdzenie i pobranie faktur i inne np. u nas wyświetlenie potwierdzeń wykonania usług.

Uruchamiamy dla Państwa pulpit kontrahenta w naszym systemie. W najbliższym czasie część z Państwa otrzyma email z danymi dostępowymi, pozwalającymi na zapoznanie się z w/w danymi i funkcjonalnością. Gdyby ktoś z Państwa nie otrzymał listu z loginem i hasłem, a chciał taki dostęp proszę o informację.


 

Matryce:

Mechanizm jest dostępny w enova od dawna, ale z moich obserwacji wynika, że nie wszyscy z nich korzystają. Szkoda. Dlatego w tej części chciałbym się na nich skupić. Matryce znacznie ułatwiają wprowadzanie danych do programu. W enova są 4 kategorie matryc: dla dokumentów sprzedaży, zakupu, wpłaty i wypłaty.


Matryce zakupu:

Najpierw trzeba utworzyć matrycę. W tym celu przechodzimy do kafelka Ewidencja Dokumentów | Matryce dokumentów. Otrzymujemy w ten sposób listę dostępnych matryc. W menu wybieramy Nowy (matryca zakupu), otwiera się okno matrycy, które wypełniamy.

 

 

Pola zmienne lub nieokreślone pozostawiamy niezmienione. Załóżmy, że tworzymy matrycę dla faktury za telefon. W symbol wpiszmy zatem telefon lub Play/Plus/Orange. Następnie wybieramy definicję. Zazwyczaj w przypadku telefonu będą to ZR-zakupy różne. Możemy wpisać kawałek numeru dokumentu jeśli występuje stały fragment np. F/2015/00. Wypełniamy podmiot. Jeśli mamy ryczałt to również możemy wpisać kwotę np. 59 PLN., wypełniamy opis „usługi telekomunikacyjne” czy jak Państwo lubią. Za telefon pewnie jest VAT 23% więc taki wybieramy. Ustawiamy „odliczenia” czyli czy VAT podlega odliczeniu, oraz rodzaj zakupu np. usługi. Można też ustalić standardowy sposób zapłaty.

Na drugiej zakładce Opis analityczny można od razu dodać opis analityczny np. wskazać wymiar i symbol. Tu pozostawiając zera w polach kwot wskazuje, że wszystko ma być zaksięgowanie w inne koszty, ale można wpisać stałe koszty lub udział procentowy i w ten sposób wykonać podziału np. na MPK.

Jak skorzystać z takiej matrycy? Przechodzimy do kafelka Ewidencja Dokumentów | Dokumenty i zamiast wybierać nowy zakup wybieramy w menu Czynności | Matryce | zakup ewidencja.

W nowym oknie wybieramy nazwę matrycy, wybieramy datę dokumentu, uzupełniamy numer i wciskamy OK.

W wyniku tego otrzymają Państwo dobrze znane okno zakupu, ale w pełni wypełnione danymi z matrycy. Dane te możemy oczywiście poprawić. Matryca jedynie przygotowała okienko. Prawda, że dużo mniej klikania?


Inne sprawy w matrycach.

Matryce warto zrobić dla każdego kontrahenta lub typu zakupu. Jeśli jest to paliwo można zamiast kontrahenta zrobić odrębną matrycę dla każdego pojazdu i nazwać ją numerem rejestracyjnym. W przypadku paliwa, zakupów z marketów i innych miejsc gdzie sprzedawca używa drukarki fiskalnej można zaznaczyć „od brutto”. Wtedy kwotę wpisujemy brutto, nie netto, ale dużo rzadziej będą spotykały nas różnice groszowe w VAT.


Matryce sprzedaży wykonujemy identycznie. Obie są dostępne tylko dla osób używających modułów księgowych.


Matryce wpłaty i wypłaty.

Te znajdują się w kafelku Ewidencja Środków Pieniężnych | Matryce zapłat. Analogicznie jak wcześniej najpierw tworzymy matrycę. Należy wybrać nazwę, można pozostałe pola wypełnić odpowiednio do potrzeb. Podczas rejestrowania ręcznego wyciągów bankowych zamiast ręcznie wypełniać wszystkie dane, wystarczy w menu wybrać wpłata lub wypłata wg matrycy i już większość danych jest wypełniona. Np. odpowiedni opis analityczny do kosztów bankowych lub kasy w drodze, czy podlega rozliczeniu itd.

Matryce te mają jeszcze jedno zastosowanie. Jeśli używacie Państwo modułu Elektronicznych Wyciągów Bankowych, to automat podczas odczytywania pliku z banku, gdy natrafi na wcześniej zdefiniowany ciąg znaków w opisie (np. OPŁATA PRZELEW ZEW.DOWOL.BIEŻĄCY ) może uruchomić właśnie taką matrycę ustawiając wszystkie dane wg naszych potrzeb.


 

Cieszę się, że wytrzymaliście Państwo do tego momentu. W razie pytań lub wątpliwości zapraszam do kontaktu.

NETIS SP Z O.O. INFORMATYZACJA PRZEDSIĘBIORSTW ul. Chemiczna 1, 61-013 Poznań tel. 727 287 287 biuro@netis.com.pl
zapisz się do newslettera

Podaj poprawny adres

Design by Solmedia